Pengajuan Claim MMI (MAZDA MOTOR INDONESIA)

Sunday, March 28, 2010
Prosedur Pengajuan Claim Ke MAzda :

Cabang
Masalah yang sering terjadi pengajuannya tidak disetujui karena, ssb :
1. Claim tersebut kadaluarsa berakhir, atau lewat dari 14 hari kerja untuk diajukan nya.
2. Berkas tidak lengkap
3. Jumlah pengajuan dengan total di Faktur tidak sesuai.
4. Hilangnya Berkas di cabang.

Pengajuan Untuk PT. Mazda motor Indonesia, sbb:

Warranty :
• PAR (Prior App Req)  ( dan biasanya cc kan ke Finance claim staff)
Setelah unit masuk maka dibuat SO kemudian di analisa apabila telah diketahui bahwa unit tersebut adalah transaksi untuk warranty maka berdasarkan PAR tersebut dialkukan pengerjaannya.
• Perlu diketahui unit tersebut bisa di kerjaan adalah batas waktu 3 tahun/100.000 km.
• Dan setelah pengerjaan nya selesai maka, keluar PP untuk transaksi tersebut yang nanti nya akan dicetak SI dan diterbitkan FPS nya.  Pengajuan oleh Finance.
• Kemudian dikirimkan ke ATPM semua berkas tersebut. Mengenai waktu pengajuan adalah 14 hari hari kerja, pengerjaan harus dilakukan di hari ke 3.

Free service : PDI:
Batasan nya adalah 1000 dan 10.000 km Jasa PDI 55.000 (unit Baru)
Berkas terdri dari: Berkas terdiri dari :
1. KSG (putih) dikirim 1. KPP
2. Form pengajuan 2. Form pengajuan
3. Tanda terima 3. Tanda Terima

BULETIN SERVIS
PT.Mazda Motor Indonesia
Tanggal : 12 Maret 2010

LINGKUP SUBYEK DISTRIBUSI
Penjelasan tentang batas waktu pengiriman berkas dokumen
klaim, Faktur & PPN Pembayaran Klaim

TYPE / MODEL
Semua Model
Subject: Untuk memaksimalkan pembayaran klaim garansi yang tepat waktu dan sesuai
dengan ketentuan dan prosedur garansi

Pada saat ini proses klaim belum dapat memenuhi harapan dealer dan MMI karena kendala pada beberapa klaim lama dari tahun 2009 yang sudah mendapat PP (Pemberitahuan Pembayaran) namun
faktur dan PPN yang ditunggu untuk merealisir pembayaran belum diterima atau walaupun sudah diterima, perlu diperbaiki karena salah / tidak sesuai dengan ketentuan.

Karena kurangnya perhatian, maka faktur dan PPN yang ditunggu tidak juga datang / diterima MMI.

Sebagai contoh dalam catatan kami, 1 dealer mempunyai pending Faktur bulan Juli 2009

Salah satu dealer mempunyai pending faktur dari April 2009 karena kesalahan penulisan faktur dan
sampai saat ini belum diterima koreksinya.

Dari bagian Finance MMI merasa bahwa pembayaran untuk klaim yang lama ini sangat mengganggu kerja dan proses di MMI, sehingga harus dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat ini, sebelum memasuki kuartal 2 tahun 2010

Oleh karena itu kami meminta dengan hormat kepatuhan dealer dalam pengiriman faktur & PPN
pembayaran klaim dalam tempo 2 minggu sejak dikeluarkannya PP tersebut serta pengiriman berkas
dokumen klaim seperti yang tercantum pada tabel dibawah ini.
Sejak informasi ini dikeluarkan, kami akan bersikap tegas, setelah proses peringatan melalui email dan
telepon, bila melewati batas waktu yang ditentukan, maka MMI berhak untuk tidak memproses
pembayaran tersebut.
MMI sedang meneliti klaim-klaim yang belum tuntas penyelesaian dan akan memberikan teguran terakhir
dengan harapan paling lambat tanggal 26 Maret 2010, dokumen yang diperlukan tiba di MMI.
Secara garis besar batas waktu proses klaim adalah sebagai berikut:
NO PROSES PERIOD KETERANGAN
1 Pengiriman berkas klaim ke MMI 14 hari kerja Setelah selesai reparasi
2 Pengiriman berkas faktur & PPN
Pembayaran Klaim
14 hari kerja Setelah keluarnya informasi PP
3 Koreksi atas faktur / PPN yang salah 5 hari kerja Setelah keluarnya informasi MMI
Alexander F Putong
Part & Service Manager
PT Mazda Motor Indonesia